ניהול זמן: KANBAN  אישי

Simple-kanban-board-

בטח כבר אמרו לכם – כתבו רשימת מטלות יומית, חודשית, שבועית, שנתית… אמרו לכם להשתמש באפליקציות… הציעו והציעו ושום שיטה עדיין לא התאימה לכם? אולי האסטרטגיה הבאה היא המושלמת בשבילכם.

שיטת ניהול הזמן הפשוטה והפרודוקטיבית ביותר פורסת את המשימות לפניכם כך שאתם אף פעם לא תוהים מה הדבר הבא שעליכם לעשות. שיטה זו היא כל כך קלה ותוכלו ללמוד אותה במאמר זה. לשיטה הזו קוראים KANBAN אישי ולא תאמינו – נכתבו עליה ספרים.

לשיטה שני כללים בלבד והיא נועדה לתת לכם מבט פשוט וויזואלי על המשימות שבסדר היום שלכם ולאפשר לכם להבין בקלות את סדר העדיפויות. יש לה מבנה פשוט וקל ליישום וכלים שיכולים לעזור לכם להתחיל בקלות, ואף יותר חשוב- להתמיד.

KANBAN אישי היא טבלה המתפקדת כמערכת ניהולית למשימות שלכם – הן הסטודנטיאליות והן האישיות. השיטה מוכרת וידועה בארגונים ורק בשנים האחרונות הוסבה לתחום הניהול האישי. בעבודתי עם סטודנטים המעוניינים באסטרטגיות ארגון אני שומעת פידבקים חיוביים על השיטה. חלקם הגדול מעיד על כך שזו שיטה שהם מצליחים להתמיד בה לאורך זמן, בעיקר בגלל הפשטות שלה.

ל-KANBAN  אישי יש שני חוקים:

  1. נראות של המטלות – בקצרה, אתם אמורים להיות מסוגלים בכל זמן לראות את עומס המטלות הכולל ולהיות מסוגלים לקבוע במהירות מהי המטלה הבאה עליה צריך לעבוד.
  2. להגביל את מספר המטלות עליהן עובדים בו זמנית –  לכך יש שני יתרונות: ראשית, זה מאפשר לראות את כל העבודה הנוכחית שעליכם לעשות ושנית, זה מאפשר להימנע ממולטי-טאסקינג שעשוי לגרום לשחיקה, לחוסר מוטיבציה ודחיינות. ניהול המטלות בשיטה הזו יכול ללמד אתכם לומר "לא" לדברים אחרים שצצים מבלי לוותר על איכות ההתקדמות האקדמית.

איך מיישמים?

יישום ה-KANBAN  האישי ברובו תלוי בכם. אתם יכול להשתמש באפליקציות מסובכות או בכלים מורכבים או להשתמש בלוח מודעות פשוט. להתחיל עם KANBAN  אישי זה קל – כל מה שבאמת צריך זה לוח עליו תוכלו לארגן את המשימות שלכם וכן גם מספר ניירות דביקים. יש לחלק את הלוח לשלושה טורים : משימות בתור, משימות בעשייה, משימות שסיימתי. את המטלות המחכות בתור אפשר לחלק לפי צבעים על פי תחומים – אישי, לימודי, משפחתי וכדומה. כאשר מעבירים לא יותר משלוש מטלות לעמודה "משימות בעשייה". כאשר מסיימים, מעבירים אותם לעמודה "משימות שסיימתי" – כדאי להשאיר אותם שם אם רוצים לשמור את המוטיבציה שלכם על אש גבוהה. וכעת, בכל פעם שאתם מביטים על לוח ה-KANBAN  האישי שלכם תוכלו לראות את המטלות שנמצאות בעשייה כרגע.

אם מרחב העבודה שלכם לא מאפשר לוח שכזה או אם אתם יותר "הטיפוס הטכנולוגי" כדאי שתתעמקו בשורות הבאות:

Trello- תוכנה שמבוססת על השיטה של KANBAN ומיועדת לקבוצות. כמובן שתוכלו להשתמש בה לצורכי ארגון הזמן האישי. זו תוכנה שיושבת על פלטפורמה אינטרנטית כך שניתן לעקוב מכל מחשב המחובר לאינטרנט וגם מפלאפון חכם. התוכנה מאפשרת להשתמש בתמונות וציורים, קל להשתמש בה והיא חינמית.

הנה לינק לסרטון ביו טיוב https://www.youtube.com/watch?v=aaDf1RqeLfo

והנה לינק לאתר שלהם https://trello.com/

Kanbanflow הכלי הזה הוא יותר פשוט בהשוואה ל-Trello. יש בו תוספת של עמודה שבה תוכלו לכתוב מה בדיוק אתם מתכננים לעשות באותו היום. יש אפשרות לערוך התראות שיוצגו כשמגיע זמן המטלות. יש אפשרות להפעיל טיימר פומודורו כדי להגביל את המשימה בזמן – כלומר יש אינטגרציה עם כלים נוספים של יעילות בניהול זמן. האתר נראה טוב במחשבים ובסמארטפונים ואין צורך להוריד אפליקציה.

קריאה נוספת:

PersonalKanban Blog

קורס קצר על Kanban אישי

גלריית תמונות  Kanban אישי

אלטרנטיבה: Lino 

lino

http://en.linoit.com/

אם הקנבן האישי איננו כוס התה שלכם – ישנה אפליקציית התארגנות מומלצת במיוחד שתסייע למתמודדים עם בעיית ארגון ודחיינות. באפליקציה זו ניתן לבנות לוחות שעם דיגיטליים ולהדביק כרטיסיות memo למטלות הסטודנטיאליות.

זוהי אפליקציה חינמית שנשלטת דרך הסמארטפון וכל מחשב אחר דרך שם משתמש וסיסמה בלבד. אפשר להעלות ללוחות השעם קבצים, תמונות, ווידאו שיעניקו לכם ארגון ויזואלי לחומר הנלמד. בנוסף לזה, ניתן לשחק עם הלוחות והכרטיסיות ולשנות את צבעיהם, להגדיל/להקטין את הכתב של הכרטיסיות ולשנות את זווית הדבקתם.

ברגע שמסיימים מטלה שמוצגת על כרטיס הmemo, ניתן למחוק אותה בקלות מהלוח. את לוחות השעם ניתן לייצור לשימוש הבלעדי שלכם או לשימוש ציבורי כגון חברי הקורס או לשיתוף ברשתות חברתיות כמו טוויטר ופייסבוק. זוהי אפליקציה המעולה לסטודנטים שנוטים ללמוד בעיקר באמצעות החוש הוויזואלי. נוחה וקלה מאוד לשימוש ומציגה פריסה רחבה הודות ללוחות השעם והמדבקות שמוצגות.

 

אפליקציות לסטודנטים עם ADHD

אפליקציה-(2)

שוכחים משימות? דוחים משימות? הכנו עבורכם רשימה של אפליקציות שיכולה לסייע לכם.

EpicWin

בעיה: דחיינות, קושי לסיים את המשימות השבועיות.

כיצד אני משתמש/ת באפליקציה? : EpicWin היא שילוב בין אפליקצית היומן בסמארטפון למשחק מחשב. תחילה, יש לבחור דמות אליה אתם מתחברים ואז לבחור משימה שאתם רוצים לסיים, כאשר אתם מסיימים את המשימות שלכם אתם צוברים נקודות, אוצרות ושלל.

יתרון: לכולנו יש כוונות טובות לסיים את המטלות שלנו אך לעיתים קרובות כסטודנטים אנו דוחים אותן, משחק מחשב הוא הרבה יותר מעורר מוטיבציה מאשר רשימה רגילה ומשעממת.

Task Timer

בעיה: מוסחות, אתם מוסחים כאשר אתם לומדים/ עובדים/ עושים מטלות.

כיצד אני משתמש/ת באפליקציה? בחרו משימה, קבעו כמה זמן לדעתכם יקח לכם לסיים אותה והאפליקציה תראה לכם את הזמן שעבר ואת הזמן שנותר. האפליקציה כוללת הפסקות לפרקי זמן שתבחרו ותזכורת שמזכירה לכם להמשיך את המשימה.

יתרונות: ניתן להגדיר את המשימות לפי הקצב בו אתם רוצים לסיים אותן – במהירות או לקחת את הזמן שלכם. כך גם תוכלו לראות מהו הזמן האמיתי שאתם מקציבים ללמידה.

Evernote

בעיה: בעיית ארגון, ניירת לא מסודרת של חשבונות, עבודות, סילבוסים.

כיצד אני משתמש/ת באפליקציה?: Evernote היא אפליקציה חינמית שמאפשרת לכם לאחסן טקסטים, תמונות ותזכורות קוליות על הסמארטפון שלכם. צרו "מחברות" ופתקים המאורגנים לפי קטגוריות לבחירתכם. לדוגמא: אירועים קרבים, עבודות להגשה, סילבוסים, חומרים למבחן, רשימת מטלות וכו'. הקבצים מקוטלגים גם במפה גאוגרפית כך שתוכלו למצוא אותם לאחר מכן במפה. כך מטלות המשויכות לבית ומטלות המשויכות לאוניברסיטה יקוטלגו בנפרד.

יתרונות: כל המידע הוא במקום אחד, מאורגן ונגיש דרך חיפוש פשוט.