ניהול זמן: KANBAN  אישי

Simple-kanban-board-

בטח כבר אמרו לכם – כתבו רשימת מטלות יומית, חודשית, שבועית, שנתית… אמרו לכם להשתמש באפליקציות… הציעו והציעו ושום שיטה עדיין לא התאימה לכם? אולי האסטרטגיה הבאה היא המושלמת בשבילכם.

שיטת ניהול הזמן הפשוטה והפרודוקטיבית ביותר פורסת את המשימות לפניכם כך שאתם אף פעם לא תוהים מה הדבר הבא שעליכם לעשות. שיטה זו היא כל כך קלה ותוכלו ללמוד אותה במאמר זה. לשיטה הזו קוראים KANBAN אישי ולא תאמינו – נכתבו עליה ספרים.

לשיטה שני כללים בלבד והיא נועדה לתת לכם מבט פשוט וויזואלי על המשימות שבסדר היום שלכם ולאפשר לכם להבין בקלות את סדר העדיפויות. יש לה מבנה פשוט וקל ליישום וכלים שיכולים לעזור לכם להתחיל בקלות, ואף יותר חשוב- להתמיד.

KANBAN אישי היא טבלה המתפקדת כמערכת ניהולית למשימות שלכם – הן הסטודנטיאליות והן האישיות. השיטה מוכרת וידועה בארגונים ורק בשנים האחרונות הוסבה לתחום הניהול האישי. בעבודתי עם סטודנטים המעוניינים באסטרטגיות ארגון אני שומעת פידבקים חיוביים על השיטה. חלקם הגדול מעיד על כך שזו שיטה שהם מצליחים להתמיד בה לאורך זמן, בעיקר בגלל הפשטות שלה.

ל-KANBAN  אישי יש שני חוקים:

  1. נראות של המטלות – בקצרה, אתם אמורים להיות מסוגלים בכל זמן לראות את עומס המטלות הכולל ולהיות מסוגלים לקבוע במהירות מהי המטלה הבאה עליה צריך לעבוד.
  2. להגביל את מספר המטלות עליהן עובדים בו זמנית –  לכך יש שני יתרונות: ראשית, זה מאפשר לראות את כל העבודה הנוכחית שעליכם לעשות ושנית, זה מאפשר להימנע ממולטי-טאסקינג שעשוי לגרום לשחיקה, לחוסר מוטיבציה ודחיינות. ניהול המטלות בשיטה הזו יכול ללמד אתכם לומר "לא" לדברים אחרים שצצים מבלי לוותר על איכות ההתקדמות האקדמית.

איך מיישמים?

יישום ה-KANBAN  האישי ברובו תלוי בכם. אתם יכול להשתמש באפליקציות מסובכות או בכלים מורכבים או להשתמש בלוח מודעות פשוט. להתחיל עם KANBAN  אישי זה קל – כל מה שבאמת צריך זה לוח עליו תוכלו לארגן את המשימות שלכם וכן גם מספר ניירות דביקים. יש לחלק את הלוח לשלושה טורים : משימות בתור, משימות בעשייה, משימות שסיימתי. את המטלות המחכות בתור אפשר לחלק לפי צבעים על פי תחומים – אישי, לימודי, משפחתי וכדומה. כאשר מעבירים לא יותר משלוש מטלות לעמודה "משימות בעשייה". כאשר מסיימים, מעבירים אותם לעמודה "משימות שסיימתי" – כדאי להשאיר אותם שם אם רוצים לשמור את המוטיבציה שלכם על אש גבוהה. וכעת, בכל פעם שאתם מביטים על לוח ה-KANBAN  האישי שלכם תוכלו לראות את המטלות שנמצאות בעשייה כרגע.

אם מרחב העבודה שלכם לא מאפשר לוח שכזה או אם אתם יותר "הטיפוס הטכנולוגי" כדאי שתתעמקו בשורות הבאות:

Trello- תוכנה שמבוססת על השיטה של KANBAN ומיועדת לקבוצות. כמובן שתוכלו להשתמש בה לצורכי ארגון הזמן האישי. זו תוכנה שיושבת על פלטפורמה אינטרנטית כך שניתן לעקוב מכל מחשב המחובר לאינטרנט וגם מפלאפון חכם. התוכנה מאפשרת להשתמש בתמונות וציורים, קל להשתמש בה והיא חינמית.

הנה לינק לסרטון ביו טיוב https://www.youtube.com/watch?v=aaDf1RqeLfo

והנה לינק לאתר שלהם https://trello.com/

Kanbanflow הכלי הזה הוא יותר פשוט בהשוואה ל-Trello. יש בו תוספת של עמודה שבה תוכלו לכתוב מה בדיוק אתם מתכננים לעשות באותו היום. יש אפשרות לערוך התראות שיוצגו כשמגיע זמן המטלות. יש אפשרות להפעיל טיימר פומודורו כדי להגביל את המשימה בזמן – כלומר יש אינטגרציה עם כלים נוספים של יעילות בניהול זמן. האתר נראה טוב במחשבים ובסמארטפונים ואין צורך להוריד אפליקציה.

קריאה נוספת:

PersonalKanban Blog

קורס קצר על Kanban אישי

גלריית תמונות  Kanban אישי

אלטרנטיבה: Lino 

lino

http://en.linoit.com/

אם הקנבן האישי איננו כוס התה שלכם – ישנה אפליקציית התארגנות מומלצת במיוחד שתסייע למתמודדים עם בעיית ארגון ודחיינות. באפליקציה זו ניתן לבנות לוחות שעם דיגיטליים ולהדביק כרטיסיות memo למטלות הסטודנטיאליות.

זוהי אפליקציה חינמית שנשלטת דרך הסמארטפון וכל מחשב אחר דרך שם משתמש וסיסמה בלבד. אפשר להעלות ללוחות השעם קבצים, תמונות, ווידאו שיעניקו לכם ארגון ויזואלי לחומר הנלמד. בנוסף לזה, ניתן לשחק עם הלוחות והכרטיסיות ולשנות את צבעיהם, להגדיל/להקטין את הכתב של הכרטיסיות ולשנות את זווית הדבקתם.

ברגע שמסיימים מטלה שמוצגת על כרטיס הmemo, ניתן למחוק אותה בקלות מהלוח. את לוחות השעם ניתן לייצור לשימוש הבלעדי שלכם או לשימוש ציבורי כגון חברי הקורס או לשיתוף ברשתות חברתיות כמו טוויטר ופייסבוק. זוהי אפליקציה המעולה לסטודנטים שנוטים ללמוד בעיקר באמצעות החוש הוויזואלי. נוחה וקלה מאוד לשימוש ומציגה פריסה רחבה הודות ללוחות השעם והמדבקות שמוצגות.

 

מדריך להכנת עבודה סמינריונית: חלק שני

דחיינות, ההפרעה הבלתי מאובחנת של הסטודנטים, התופעה שבגללה תחפשו את זמנכם האבוד, תרוצו אחר המילים על מנת להספיק, תבלו לילות חסרי שינה בכתיבה אינטנסיבית ותוציאו תחת ידכם עבודה סמינריונית בינונית ולבסוף מתוך שינה תאמרו: "יכולתי יותר". אז, איך מתמודדים ומנצחים את הדחיינות?

הדרך איננה פשוטה וברוב המקרים לא מנצחים את הדחיינות אלא מפחיתים אותה. אך תחילה, בואו ונכיר את הדחיינות. הגדרה אחת של דחיינות היא הימנעות ממשימה אברסיבית, כלומר לא נעימה.

סטודנטים רבים המתמודדים עם לקות למידה או ADHD חוו בעבר חוסר הצלחה בנושאים לימודיים בגלל הקושי שלהם, על כן הם מתועדים במחקרים כדחיינים יותר מהסטודנט הממוצע. אך אל דאגה- איגדנו מספר טיפים על מנת לסייע לכם לבנות סביבה לימודית והתנהגותית נקייה מדחיינות.

1. הימנעו מטלויזיה, פייסבוק, טוויטר, אינסטגרם, וואטסאפ וסמארטפונים. איך נמנעים? דואגים שלא יהיו בסביבתכם. את הפלאפון שימו מחוץ לחדר וודאו שישמור על שקט. את הפייסבוק הגבילו לצפייה דרך הסמארטפון, סגרו טלויזיה וכו'. כמו כן, עשו הפסקות מרוכזות אחת לזמן למידה בהן תגלשו באינטרנט, תדברו בטלפון ועוד. על הפסקות אלו להיות מחוץ לחדר הלמידה. חדר הלמידה מיועד רק ללמידה.

2. רשמו בדף בצד מטלות שעולות בזמן הלמידה על מנת לא לפגוע ברצף הלמידה. גם אם מדובר בנושא חשוב, הוא יכול לחכות כ- 20 דקות עד ההפסקה הבאה.

3. בחרו נושאי עבודה מעניינים על מנת להימנע משעמום. לכאורה, עצה זו נראית ברורה אך סטודנטים רבים בוחרים נושאים שמשעממים אותם לעבודות סמינריונית בגלל שהנושא נראה להם קל או שזה הנושא שהשותף שלהם לעבודה בחר.

4. השתמשו בקנבן אישי על מנת לנהל את המשימות העומדות לפניכם ותגמלו את עצמכם כאשר הצלחתם לעמוד במשימה בעלת דרגת חשיבות גבוהה.

המלצה #1: איך נרשמים לקורסים?

SB_hjelp

האוניברסיטה היא עולם חדש לגמרי. אפילו אם התיכון עבר לכם בקלות, אל תהיו מופתעים אם תתקלו במהמורות באוניברסיטה. עכשיו זה תלוי בכם לפתח משמעת, יכולות ארגון ועמידה בזמנים. אם אתם צעד אחד לפני האתגר הגדול ביותר של סטודנט המאובחן עם לקות למידה או ADHD: הגשת עבודה או מבחן סיום לקורס הגעתם לסדרת הכתבות שהותאמה עבורכם. מדריך ההשרדות לסטודנט המאובחן הוכן עבור סטודנטים מאובחנים בתקווה לשפר את חייכם הסטודנטיאלים ולאפשר לכם הצלחה במקצוע הלימודים שבחרתם.

המלצה #1: איך נרשמים לקורסים?

בחירת קורסים היא צעד קריטי לסטודנט המאובחן עם לקות למידה או ADHD. אוניברסיטת תל אביב מאפשרת לסטודנטים לבחור קורסים באופן ממוחשב בשיטת ה"בידינג". דרך הרשמה זו מאפשרת שני מעדי רישום (מיקצים). שימו לב שאתם נרשמים בתחילת ההרשמה של המקצה הראשון ואל תדחו את ההרשמה לרגע האחרון בסוף המקצה הראשון או למקצה השני מחשש שלא תקבלו את הקורסים שתרצו. כמו כן מומלץ להקצות מספיק זמן להרשמה כדי לאפשר לעצמכם התייעצות עם יועצת הבינדינג וכן את זמן ההתלבטות הנדרש לכם.

קראו את הסילובוס של כל קורס לפרטיו והעריכו האם מטלות הקריאה והגשת העבודות הן אפשריות מבחינתכם, בהתחשב בעומס הקורסים האחרים שבחרתם. אם גיליתם שהקורס שאותו בחרתם לא מתאים לכם, השתמשו באפשרות של המקצה השני על ידי ביטול קורס בחירת אחר. שימו לב שיתכן שבשלב זה לא ישאר מקום בקורסים בהם רציתם לבחור ולכן מומלץ לערוך תכנון מקדים המכיל את הקורסים שברצונכם לבחור וקורסים בהם תבחרו אם לא תקבלו את הקורסים בהם בחרתם באפשרות הראשונה.

המלצה #3: שוחחו עם המרצים ופגשו אותם בשעת הקבלה

images (3)

לפני שהקורס מתחיל תוכלו לשלוח מייל או לשוחח עם המרצה על הקשיים שלכם ועל אפשרויותיכם להתמודד עם הקשיים הללו בקורס המדובה. כך לדוגמא, אם יש לכם קשיים בהתארגנות ויש להגיש מטלות מודפסות בכל שיעור, אפשר לבקש מהמתרגל או המרצה להעביר לו את המטלה במייל. לא בטוח שתקבלו את בקשתכם אך בהחלט תוכלו לנסות. חלקם יהיו אמפטיים אליהם וינסו לעזור וחלקם יהיו אדישים. אם כן, אל תתרגשו. עדכנו את המרצה אם תרצו להקליט את השיעור ואל תהססו להיפגש עימו או עם מתרגל הקורס על מנת לשאול שאלות. פגישה חשובה נוספת כזו יכולה להיות בשעות הקבלה לפני המבחן. תוכלו להתייעץ במה צריך להתמקד ומה יהיה מבנה המבחן. באופן זה, תוכלו ללמוד באופן נכון למבחן תוך הבחנה בין חומר הקורס שהינו העיקר, לחומר שהינו התפל.

המלצה #4: תכננו מראש

הוצאו את חומר הלימוד, המאמרים, סיכומי המאמרים ומבחנים לדוגמא עוד לפני שהקורס מתחיל. חפשו את הסילבוס באתר האוניברסיטה או את סיכומי המאמרים של קורסים קודמים. דרך מסודרת לעשות זאת היא להשתמש בשירות של אגודת הסטודנטים המצלם את כל החומר הרלוונטי לקורס בפורמט של מקראה דרך שירותי "ספרות זולה". שירות זה חוסך התרוצצויות לצורך צילומים והדפסות. כמו כן, ניתן להזמין צילום דפי בחינה משנים קודמות בדלפק הקבלה של אגודת הסטודנטים.

הכינו לוח שנה של חודשי הסמסטר וכתבו בו את מועדי הבחינות שלכם ומועדי הגשה של עבודות. אם אינכם יודעים ניתן לבקש מהמתרגלים. כללו בלוח זמנים זה אירועים חברתיים וימי הולדת. מרצים ומתרגלים לא תמיד מזכירים לסטודנטים את מועדי ההגשה אז שימו לב למועדי ההגשות הקרבים וכתבו אותם בלוח השנה.

המלצה #5: התחילו ברגל ימין

images (10)

במרבית הקורסים יש להגיש את המשימה הראשונה ימים או שבועות לאחר שהסמסטר מתחיל. זה ממש מפתה לדחות את המשימות הראשונות לשבועות המאוחרים יותר של הסמסטר ולהניח שתעשו אותם מאוחר יותר.

אבל האם תעשו אותם מאוחר יותר? זה לעולם לא קורה, ואם קורה – אז ברגע האחרון. התנהלות דחיינות שכזו עשויה לגרום לכך שהעבודה תערם בעוד מרצים מוסיפים עוד עבודות להגיש וחומרים לקרוא. באופן זה, אם תספיקו לעשות את הנדרש מכם, עבודתכם תהיה פחות איכותית ממה שרציתם ותכננתם.

במהלך הסמסטר ובסופו אתם יכולים להתקל בעומס בלמידה לבחינות ועם מספר מטלות הגשה שעליכם להגישם במועדים סמוכים. לכן, מומלץ להבין את העקרונות הבסיסיים והמבנה של החומר בקורס עוד בתחילתו, ולאחר מכן, הכנת מטלות הקורס והלמידה לבחינות יהפכו ליותר איכותית ומאמץ זה ייתרגם לציונים.

המלצה #6: הגיעו ראשונים והישארו אחרונים

עפרונות צבעוניים

תכננו להגיע לכיתה מספר דקות מוקדם יותר כדי לאפשר לעצמכם זמן לנוח לפני שהקורס מתחיל. באופן זה, תוכלו לבחור לכם את הכיסא שמתאים לכם, ממנו תוכלו לשמוע את המרצה ובו תהיו פחות מוסחים. זה זמן טוב להתעדכן עם שאר הסטודנטים לגבי מידע הקשור לקורס וכן, לשאול שאלות הקשורות לחומר הקורס.

באופן זה תוכלו "לדוג מידע" על הקורס כמו מתי המבחן הקרוב?, מהו מבנהו? מסטודנטים אחרים שלומדים איתכם בקורס. מידע על הקורס מועבר בדרך כלל על ידי המרצה בדקות הראשונות בו מתחיל הקורס ועל כן יש להיות נוכח בזמן זה.לאחר השיעור, השארו לעוד מספר דקות, על מנת להבהיר דברים בהם אינכם בטוחים עם המרצה וכן להקשיב לשאלות של סטודנטים אחרים על הקורס.